Một số lưu ý khi cấp và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là giấy xác nhận của tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ thuế.

Vậy ai là người được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN và việc đăng ký, sử các loại chứng từ này như thế nào?

1. Đối tượng nào được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Theo tại Khoản 2, Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:

+ Những cá nhân có yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế.

+ Nếu cá nhân không yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì không phải cấp chứng từ khấu trừ thuế.

+ Nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì doanh nghiệp không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Lưu ý:

+ Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

+ Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 1: Ông A ký hợp đồng dài hạn từ tháng 4/2015 đến hết tháng 3/2016 với công ty X. Tháng nào ông A cũng phải nộp thuế TNCN, doanh nghiệp đã khấu trừ thuế TNCN của ông A. Nếu ông A thuộc đối tượng phải quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế thì:

+ Công ty sẽ thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 04/2015 đến hết tháng 12/2015.

+ Công ty cấp 1 chứng từ khấu trừ thuế TNCN phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 01/2016 đến hết tháng 03/2016.

Ví dụ 2: Ông B ký hợp đồng dài hạn từ tháng 4/2015 đến hết tháng 3/2016 với công ty Z. Tháng nào ông B cũng phải nộp thuế TNCN, doanh nghiệp đã khấu trừ thuế TNCN của ông B.

+ Nếu ông B ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN thì doanh nghiệp không phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

+ Nếu ông B tự quyết toán thuế nhưng không yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế thì công ty không phải cấp chứng từ khấu trừ thuế cho ông B.

2. Cách ghi mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Việc ghi các chỉ tiêu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN khá đơn giản, tuy nhiên cần lưu ý một số mục sau:

[14] Khoản thu nhập: ghi rõ loại thu nhập các nhân nhận được (thu nhập từ tiền lương tiền công, thu nhập từ kinh doanh hoặc kinh doanh từ đầu tư vốn …).

[15] Thời điểm trả thu nhập: là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập của tháng trong năm dương lịch. Trường hợp chi trả thu nhập trong khoảng thời gian thì phải ghi từ tháng nào đến tháng nào.

Ví dụ: Tổ chức chi trả thu nhập cho cá nhân thu nhập của cả năm 2015 ghi “tháng 1 đến tháng 12”. Trường hợp chi trả thu nhập trong 3 tháng 1, 2, 3 thì ghi “1;2;3”.

[16] Tổng thu nhập chịu thuế đã trả: ghi số thu nhập tổ chức, cá nhân trả cho đối tượng nộp thuế trước khi trừ các khoản giảm trừ.

[17] Số thuế TNCN đã khấu trừ: được xác định bằng Tổng thu nhập chịu thuế x Thuế suất (Thuế suất lũy tiến từng phần đối với cá nhân cư trú, thuế suất 20% đối với cá nhân không cư trú).

[18] Số thu nhập cá nhân còn được nhận, mục [16] - mục [17]: Ghi bằng số.

3. Thủ tục, hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN của tổ chức trả nhu nhập như thế nào?

Đối với tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Đơn vị trả thu nhập đủ điều kiện được tự in và phải đăng ký mẫu “Chứng từ khấu trừ tự in” theo quy định tại điều 3 Thông tư 37/2010/TT-BTC gởi đơn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN và phải được sự chấp thuận của cơ quan thuế.

Đối với mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

- Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu số 17/TNCN ban hành kèm theo Thông tư 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính. (01 bản).

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty photo công chứng (01 bản).

- Giấy giới thiệu của công ty (01 bản) kèm 01 bản photo giấy CMND của người đứng tên trên giấy giới thiệu.

Lưu ý: 

- Hồ sơ đăng ký mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN nộp tại Phòng ấn chỉ Cục thuế.

- Doanh nghiệp phải làm báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu BC8/AC và mẫu CTT25/AC.

Ketoan.ga